Entra ID ゲスト招待・外部共有統制支援

外部共有は、単なるIT設定ではありません

Microsoft Entra IDのB2Bコラボレーションでは、外部ユーザーをゲストとして招待し、自社のアプリケーションやリソースを共有できます。Microsoft公式情報では、B2Bコラボレーションユーザーのオブジェクトは従業員と同じディレクトリに作成され、グループ追加やアプリケーション割り当てなど、従業員と同様に管理できると説明されています。

つまり、ゲスト招待は単なる「メールで招待する機能」ではありません。
自社テナントに外部ユーザーの入口を作る行為です。

さらに、SharePoint、OneDrive、Teamsでは、外部共有の入口が複数あります。

・Entra IDのB2Bゲスト招待
・SharePointサイトの外部共有
・OneDriveのファイル共有
・Teamsのゲストアクセス
・Teamsの外部アクセス
・共有チャネル
・匿名リンク、すべてのユーザーリンク
・特定のユーザーリンク
・Microsoft 365グループへのゲスト追加
・委託先・SIer・SOC・MSPの管理者アクセス

外部共有統制では、これらを個別に見るだけでは足りません。

必要なのは、ID、ファイル、チーム、サイト、ログ、契約、委託先管理を一体で整理することです。

このような課題はありませんか

ゲストユーザーが増え続けている

取引先や委託先をTeamsに招待した。
SharePointのサイトを外部と共有した。
OneDriveでファイル共有した。
AzureやSaaSの検証で外部アカウントを追加した。

その結果、Entra ID上にゲストユーザーが増え続けているが、誰が、なぜ、いつまで必要なのか分からない。

この状態は、監査や取引先チェックシートで説明が難しくなります。

誰がゲストを招待できるか決まっていない

Microsoft公式情報では、Entra IDの外部コラボレーション設定により、B2Bコラボレーションのために外部ユーザーを招待できるロール、許可・ブロックするドメイン、ゲストユーザーがディレクトリ内で表示できる内容の制限などを設定できると説明されています。

しかし、多くの企業では次のような状態になっています。

・一般ユーザーが自由にゲストを招待できる
・取引終了後もゲストアカウントが残っている
・委託先ドメインの許可・ブロック方針がない
・ゲスト招待時の申請・承認フローがない
・外部ユーザーの利用期限が決まっていない
・棚卸しの頻度と責任者が決まっていない

ゲスト招待を業務効率化として許可する場合でも、誰が、どの条件で、どこまで招待できるかを明確にする必要があります。

SharePoint・OneDriveの外部共有が管理できていない

SharePointとOneDriveの外部共有では、組織レベルの共有設定とサイト単位の共有設定が存在します。Microsoft公式情報では、組織レベルの設定がSharePointとOneDrive全体の共有を制御し、特定のサイトではそれと同じか、より制限的な設定を構成できると説明されています。

外部共有で問題になりやすいのは、次のようなケースです。

・全社設定が緩すぎる
・一部サイトだけ例外的に外部共有が有効になっている
・OneDriveで個人単位の外部共有が広がっている
・誰でもアクセスできるリンクが使われている
・共有リンクの有効期限がない
・編集権限付きリンクが乱用されている
・退職者や委託先担当者への共有が残っている
・外部共有の証跡をすぐに出せない

外部共有は、止めればよいものではありません。
業務に必要な共有を残し、不要な共有を減らし、説明できる状態にすることが重要です。

Teamsのゲストアクセスと外部アクセスの違いが整理されていない

Microsoft Teamsには、ゲストアクセスと外部アクセスがあります。

Microsoft公式情報では、Teamsのゲストアクセスにより、企業データの管理を維持しながら、チーム、チャネル内のドキュメント、リソース、チャット、アプリケーションへのアクセスを組織外の人に提供できると説明されています。一方、他のMicrosoft 365組織のユーザーと会議、通話、チャットを行うだけであれば、外部アクセスを使用するという説明もあります。

この違いを理解しないまま運用すると、次のような問題が起きます。

・単なるチャット相手をチームのゲストに入れてしまう
・ゲストがSharePoint上のチームファイルにアクセスできることを見落とす
・Teamsからチームを離れても、Entra IDのゲストアカウントが削除されない
・チーム所有者が外部ユーザーを追加できる範囲を管理していない
・外部アクセス、ゲストアクセス、共有チャネルの使い分けがない

Teamsは会議ツールではなく、Microsoft 365グループ、SharePoint、OneDrive、アプリ、チャットが連動する共同作業基盤です。
そのため、Teamsの外部共有統制は、Entra IDとSharePointまで含めて設計する必要があります。

山崎行政書士事務所が支援すること

1. ゲストユーザーの現状把握

まず、Entra ID上のゲストユーザーを棚卸しします。

確認する主な観点は次のとおりです。

・ゲストユーザー一覧
・招待元、招待理由、所属先
・ドメイン別の外部ユーザー数
・最終サインイン状況
・所属グループ
・アクセス可能なアプリケーション
・Teams、SharePoint、Microsoft 365グループとの関係
・委託先、取引先、グループ会社、個人メールの分類
・不要アカウント、長期未使用アカウント
・退職者、契約終了者、プロジェクト終了者の残存確認

単に一覧を出すだけではなく、取引先チェックシートや監査で説明しやすい「外部ユーザー台帳」として整理します。

2. ゲスト招待ポリシーの設計

Entra IDの外部コラボレーション設定を確認し、誰がゲストを招待できるかを整理します。

設計する主な項目は次のとおりです。

・ゲスト招待を許可するユーザー範囲
・管理者のみ招待可能にするか
・ゲスト招待者ロールを利用するか
・取引先ドメインの許可・ブロック方針
・個人メールアドレスの扱い
・委託先、SIer、SOC、MSPの招待ルール
・招待時の申請・承認フロー
・利用期限、更新手続、削除手順
・ゲストユーザーの表示制限
・緊急時の例外手続
・社内規程・運用手順への反映

Microsoft公式情報では、テナント間アクセス設定は外部テナントでの認証可否を制御し、外部コラボレーション設定はどの社内ユーザーが任意の組織からのゲストを招待できるかを制御するものとして区別されています。
そのため、招待設定だけでなく、クロステナントアクセス設定も含めて確認することが重要です。

3. SharePoint・OneDrive外部共有の統制

SharePointとOneDriveの外部共有について、組織レベル、サイトレベル、ユーザーレベルの設定を確認します。

整理する主な項目は次のとおりです。

・SharePoint組織レベルの外部共有設定
・OneDrive組織レベルの外部共有設定
・サイト単位の外部共有設定
・特定サイトのみ外部共有を許可する設計
・すべてのユーザーリンクの利用可否
・リンクの有効期限
・編集権限付きリンクの制限
・ドメイン単位の共有制限
・外部共有を許可するセキュリティグループ
・ゲストアクセスの有効期限
・外部共有レポート、監査ログの取得方法
・機密情報を扱うサイトの共有禁止ルール

Microsoft公式情報では、SharePointとOneDriveの外部共有設定において、「すべてのユーザー」リンクは認証なしでアクセスできる共有方式であり、設定によって有効期限や表示権限のみの制限を設けることができると説明されています。
監査・個人情報保護・営業秘密保護の観点では、このリンクをどの範囲で許容するかが重要な論点になります。

4. Teamsゲストアクセスの整理

Teamsのゲストアクセスについて、チーム、チャネル、ファイル、アプリ、ゲストユーザーの関係を整理します。

確認する主な項目は次のとおりです。

・Teamsゲストアクセスの有効化状況
・外部アクセスとの使い分け
・共有チャネルの利用状況
・チーム所有者によるゲスト追加権限
・ゲストが所属するチーム一覧
・チームに紐づくSharePointサイト
・ゲストがアクセス可能なチャネルファイル
・ゲストのチャット、会議、アプリ利用範囲
・プロジェクト終了時のゲスト削除手順
・Teamsを離脱したゲストのEntra ID残存確認
・機密チームへのゲスト追加制限

Microsoft公式情報では、Teamsにゲストを招待するとMicrosoft Entra IDにゲストアカウントが作成され、条件付きアクセスや多要素認証ポリシーを適用できると説明されています。また、ゲストがTeams内からチームを離れても、組織のディレクトリからゲストアカウントは削除されず、Entra管理者による削除が必要とされています。

5. 条件付きアクセス・MFAの外部ユーザー対応

外部ユーザーには、内部ユーザーと同じ考え方で条件付きアクセスを適用できる場合があります。

Microsoft公式情報では、外部ユーザーに対して複数の条件付きアクセスポリシーを適用でき、テナント、アプリ、個々のユーザーレベルで適用できると説明されています。
また、条件付きアクセスの対象として、B2Bコラボレーションゲストユーザー、B2B直接接続ユーザー、クラウドソリューションプロバイダーなど、複数の外部ユーザー種別を選択できると説明されています。

当事務所では、次の観点を整理します。

・ゲストユーザーにMFAを求めるか
・高リスク操作に追加認証を求めるか
・委託先・保守ベンダーのアクセスをどこまで許可するか
・国、場所、端末、アプリ条件をどう扱うか
・緊急アクセス、例外アカウントをどう管理するか
・外部ユーザーに対して過剰な条件を課して業務を止めていないか
・条件付きアクセスの設計を取引先に説明できるか

単に厳しくするのではなく、リスクに応じて業務継続と統制を両立させます。

6. アクセスレビュー・棚卸し運用の設計

外部共有統制で最も重要なのは、招待時よりも「招待後の棚卸し」です。

Microsoft公式情報では、Microsoft Entraのアクセスレビューを利用し、ゲスト自身または意思決定者がゲストのアクセス権を再確認し、不要になったアクセス権をゲストから削除できると説明されています。

当事務所では、次のような棚卸し運用を設計します。

・四半期ごとのゲストユーザー棚卸し
・プロジェクト終了時のアクセス削除
・契約終了時の委託先アカウント停止
・長期未使用ゲストの確認
・ゲストが所属するグループの確認
・ゲストが参加するTeamsの確認
・外部共有リンクの確認
・アクセスレビューの実施記録
・削除、継続、保留の判断基準
・棚卸し結果の監査証跡化

監査で問われるのは、「設定しているか」だけではありません。
「定期的に確認しているか」「不要なアクセスを削除しているか」「記録が残っているか」が問われます。

7. 監査ログ・外部共有証跡の整理

外部共有の統制では、証跡が不可欠です。

Microsoft Purviewの監査ログでは、SharePointやOneDriveの共有イベントを確認でき、Microsoft公式情報では、誰が、どのリソースを、いつ、誰と共有したかを把握するための共有監査スキーマが説明されています。

整理する主な証跡は次のとおりです。

・ゲスト招待ログ
・外部共有イベント
・SharingInvitationCreated
・SharingInvitationAccepted
・AnonymousLinkCreated
・AnonymousLinkUsed
・SecureLinkCreated
・AddedToSecureLink
・SharingSet
・外部ユーザーのサインインログ
・Entra ID監査ログ
・Teamsゲスト追加履歴
・SharePointサイト共有履歴
・OneDrive共有履歴
・アクセスレビュー実施記録
・削除・無効化の記録
・取引先提出用の証跡一覧

Microsoft公式情報では、外部共有の監査ログを検索し、CSVへエクスポートし、AuditData列をPower Query等で展開して共有関連レコードを確認する流れも説明されています。
当事務所では、監査人や取引先に説明しやすい証跡一覧、取得手順、提出用カバーメモまで整理します。

外部共有統制で重視する4つの視点

1. 許可する

業務上必要な外部共有は止めません。

重要なのは、誰に、何を、いつまで、どの条件で共有するかを明確にすることです。

・取引先との共同作業
・委託先との運用保守
・開発ベンダーとの検証
・監査人への資料共有
・グループ会社とのプロジェクト
・外部専門家とのドキュメントレビュー

これらを業務類型ごとに整理し、許可条件を明文化します。

2. 制限する

外部共有には、制限すべき領域があります。

・個人情報を含むフォルダー
・営業秘密を含む資料
・未公表情報
・認証情報、構成情報、ログ
・経営資料、M&A資料、人事資料
・顧客情報、委託元情報
・ソースコード、設計書
・監査資料、脆弱性情報

すべてを禁止するのではなく、共有禁止、承認制、特定ユーザー限定、期限付き、閲覧のみ、暗号化、DLP、ラベルなどの組み合わせで統制します。

3. 記録する

外部共有は、記録がなければ説明できません。

・誰が共有したか
・誰に共有したか
・どのリソースを共有したか
・いつ共有したか
・どのリンクを使ったか
・アクセスは実際に行われたか
・削除、失効、期限切れは行われたか
・棚卸し結果は残っているか

監査・取引先チェックシート・委託先管理では、これらの証跡が重要になります。

4. 契約・規程とつなぐ

外部共有統制は、技術設定だけでは完成しません。

次の文書との整合が必要です。

・情報セキュリティ規程
・クラウド利用規程
・外部共有ルール
・委託先管理規程
・個人情報取扱規程
・秘密保持契約
・業務委託契約
・保守契約
・SLA
・責任分界表
・インシデント対応手順
・監査対応手順

山崎行政書士事務所では、行政書士業務の範囲内で、外部共有統制に関する規程、手順書、説明資料、チェックシート回答案、証跡整理表の作成を支援します。

対応できる主な支援内容

Entra ID外部コラボレーション設定レビュー

・ゲスト招待設定の確認
・ゲスト招待可能ユーザーの整理
・ゲスト招待者ロールの検討
・許可ドメイン、ブロックドメインの整理
・ゲストユーザーの表示制限
・外部ユーザーの属性確認
・外部ユーザー台帳作成
・既存ゲストの棚卸し
・不要ゲストの削除方針整理

クロステナントアクセス設定レビュー

・受信B2Bコラボレーションの確認
・送信B2Bコラボレーションの確認
・特定テナントとの接続方針
・相手テナントのMFA信頼設定の検討
・B2B直接接続の利用有無確認
・共有チャネル利用時の考慮事項
・委託先・グループ会社とのテナント間連携整理
・例外許可の管理表作成

SharePoint・OneDrive外部共有レビュー

・組織レベルの共有設定確認
・サイトレベルの共有設定確認
・OneDrive共有設定確認
・外部共有許可サイトの一覧化
・すべてのユーザーリンクの利用確認
・共有リンク有効期限の確認
・編集権限付きリンクの確認
・外部共有ドメイン制限の設計
・外部共有レポートの整理
・機密サイトの共有禁止設計

Teamsゲストアクセスレビュー

・Teamsゲストアクセス設定確認
・外部アクセス設定確認
・共有チャネル利用確認
・ゲストが所属するチーム一覧
・チーム所有者の権限整理
・チームに紐づくSharePointサイト確認
・ゲストがアクセス可能なファイル範囲確認
・ゲスト削除手順の整備
・プロジェクト終了時のチーム閉鎖・アーカイブ手順整理

監査・証跡整理

・Entra ID監査ログ確認
・サインインログ確認
・Microsoft Purview監査ログ確認
・SharePoint共有イベント確認
・外部共有レポート整理
・ゲストユーザー棚卸し記録
・アクセスレビュー結果整理
・取引先提出用の証跡一覧作成
・監査対応用カバーメモ作成
・チェックシート回答根拠表作成

規程・運用手順・説明資料作成

・外部共有ルール作成
・ゲスト招待申請フロー作成
・委託先アカウント管理手順作成
・取引終了時のゲスト削除手順作成
・Teams外部ユーザー利用手順作成
・SharePoint外部共有手順作成
・監査ログ取得手順作成
・経営層向け説明資料作成
・取引先チェックシート回答案作成
・外部共有統制の改善計画作成

成果物の例

・Entra IDゲストユーザー棚卸し表
・外部ユーザー台帳
・外部共有統制設計書
・ゲスト招待ポリシー案
・外部共有ルール案
・SharePoint / OneDrive外部共有設定整理表
・Teamsゲストアクセス整理表
・クロステナントアクセス設定整理表
・委託先アカウント管理表
・外部共有リンク棚卸し表
・Microsoft Purview監査ログ抽出観点表
・アクセスレビュー実施計画
・アクセスレビュー結果記録表
・外部共有リスク・改善計画表
・取引先チェックシート回答案
・監査対応用証跡一覧
・経営層向け要約資料

支援の流れ

Step 1 外部共有の利用状況を確認

まず、現在のMicrosoft 365、Entra ID、SharePoint、OneDrive、Teamsの利用状況を確認します。

・どのサービスで外部共有を利用しているか
・どの部署が外部ユーザーと共同作業しているか
・どの取引先、委託先、グループ会社と連携しているか
・監査やチェックシートで何を求められているか
・外部共有に関する既存ルールがあるか

Step 2 ゲストユーザー・外部共有の棚卸し

Entra ID上のゲストユーザー、Teamsゲスト、SharePointサイト共有、OneDrive共有、外部共有リンクを整理します。

・不要なゲスト
・長期未使用ゲスト
・不明な個人メールアカウント
・契約終了済み委託先
・共有範囲が広すぎるサイト
・有効期限のない共有リンク
・編集権限付きの外部共有
・所有者不明のチームやサイト

これらを洗い出し、リスクと改善優先度を整理します。

Step 3 統制方針を設計

業務を止めずに、外部共有を安全に管理するための方針を設計します。

・許可する外部共有
・禁止する外部共有
・承認制にする外部共有
・期限付きで許可する外部共有
・取引先ドメイン単位で許可する共有
・委託先アカウントの管理方法
・Teams、SharePoint、OneDriveの使い分け
・匿名リンクの扱い
・監査ログの保存・確認方針

Step 4 設定・証跡・文書を整備

外部共有統制は、設定だけでなく文書化が必要です。

・設定一覧
・運用手順
・申請・承認フロー
・棚卸し記録
・アクセスレビュー記録
・証跡取得手順
・外部共有ルール
・委託先管理資料
・取引先説明資料
・チェックシート回答案

技術と文書をつなぎ、監査・取引先提出に耐える状態へ整えます。

Step 5 継続運用へ落とし込む

外部共有統制は、一度整備して終わりではありません。

・月次確認
・四半期棚卸し
・プロジェクト終了時レビュー
・契約終了時レビュー
・監査前レビュー
・新規取引先追加時レビュー
・インシデント発生時レビュー

継続的に運用できるよう、情シス担当者が使いやすい台帳・チェックリスト・手順書として整備します。

このような企業におすすめです

・Microsoft 365、Teams、SharePoint、OneDriveを利用している企業
・Entra ID上のゲストユーザーが増えている企業
・外部共有リンクの管理に不安がある企業
・取引先から外部共有やゲスト管理の説明を求められている企業
・ISMS、Pマーク、SOC、NIST、GDPR、SCCへの対応を整理したい企業
・委託先、SIer、SOC、MSPのアカウント管理を整理したい企業
・一人情シス、少人数情シスで棚卸しまで手が回らない企業
・TeamsゲストとSharePoint共有の関係が分からなくなっている企業
・外部共有を止めずに、監査に耐える統制を作りたい企業
・法務、情シス、経営層の説明を揃えたい企業

よくあるご相談

Q. ゲストユーザーが多すぎて、どこから整理すればよいか分かりません。

まずは、Entra ID上のゲストユーザー一覧を整理し、ドメイン別、最終サインイン日別、所属グループ別、Teams参加状況別に分類します。

すぐに削除するのではなく、業務上必要なゲスト、確認が必要なゲスト、不要候補のゲストに分けて進めます。

Q. Teamsにゲストを追加すると、SharePointにも影響しますか。

はい。
Teamsのチームには通常、Microsoft 365グループやSharePointサイトが関連します。ゲストをチームに追加すると、チャネル内のファイルなど、関連するリソースへのアクセスが発生します。

そのため、Teamsのゲスト管理は、SharePoint外部共有とセットで確認する必要があります。

Q. すべてのユーザーリンクは使わない方がよいですか。

機密情報、個人情報、委託元情報、営業秘密を扱う環境では、慎重に扱うべきです。

業務上必要な場合でも、有効期限、閲覧のみ、対象サイトの限定、利用者教育、監査ログ確認などを組み合わせる必要があります。

Q. 取引先チェックシートで「外部共有の管理方法」を聞かれています。対応できますか。

対応可能です。

質問項目を読み解き、Entra ID、SharePoint、OneDrive、Teams、Purview監査ログ、社内規程、委託先管理資料を対応付け、回答案と根拠資料を整理します。

Q. アクセスレビューの設計もできますか。

対応可能です。

ゲストユーザー、Microsoft 365グループ、アプリケーション、Teams、委託先アカウントを対象に、レビュー頻度、レビュー担当者、判断基準、記録方法を整理します。

Q. Microsoft 365の設定変更まで依頼できますか。

設定変更を含む場合は、作業範囲、責任分界、変更管理、バックアップ、影響範囲、ロールバック方針を明確にしたうえで進めます。

原則として、まずは現状確認、設計、手順作成、レビューを行い、お客様の管理者権限のもとで慎重に対応します。

Q. 法務部門や経営層向けの説明資料も作れますか。

はい。

外部共有の技術設定をそのまま説明するのではなく、情報漏えいリスク、委託先管理、個人情報保護、取引先対応、監査対応の観点から、経営層にも伝わる資料へ整理します。

Q. 取引先との打合せに同席できますか。

作成資料や技術的整理内容の説明補助として同席できる場合があります。

ただし、相手方との交渉代理、紛争対応、法律上の主張・判断の代理など、弁護士法上の業務に該当する事項は対応できません。必要に応じて弁護士等の専門家と連携します。

料金について

対応範囲、外部ユーザー数、Microsoft 365環境の規模、対象サービス、必要な成果物によって異なります。

まずは、現在の課題、監査・チェックシートの有無、提出期限、利用中のMicrosoft 365サービスを確認し、必要な作業範囲を整理します。

【料金表示例】
初回相談：お問い合わせください
ゲストユーザー簡易棚卸し：個別見積り
外部共有設定レビュー：個別見積り
Teams・SharePoint外部共有統制支援：個別見積り
取引先チェックシート回答・証跡整理：個別見積り
継続的な外部共有統制伴走：個別見積り

ご相談時にご用意いただきたい資料

可能な範囲で、次の資料をご用意ください。

・取引先チェックシート
・監査依頼書
・委託先確認票
・Microsoft 365利用状況
・Entra ID利用状況
・SharePointサイト一覧
・Teams一覧
・外部共有を利用している部署
・既存の情報セキュリティ規程
・クラウド利用規程
・委託先管理規程
・秘密保持契約
・業務委託契約
・保守契約、SLA、責任分界資料
・過去の監査資料
・過去のチェックシート回答
・外部共有に関する社内ルール
・ゲストユーザー一覧
・外部共有レポート
・監査ログ取得資料

すべて揃っていなくても問題ありません。
不足資料を洗い出すことも支援内容に含まれます。

外部共有は、止めるものではなく、説明できるようにするものです

クラウド時代の業務では、外部共有を完全に禁止することは現実的ではありません。

取引先と共同編集する。
委託先と保守運用する。
開発ベンダーと設計資料を確認する。
監査人へ証跡を提出する。
グループ会社とプロジェクトを進める。

これらは、企業活動に必要な外部連携です。

しかし、外部共有には統制が必要です。

・誰が招待できるか
・誰に共有しているか
・何を共有しているか
・いつまで共有しているか
・どのログで確認できるか
・契約や規程と矛盾していないか
・不要になったアクセスを削除しているか
・取引先に説明できるか

山崎行政書士事務所は、Entra ID、Microsoft 365、SharePoint、OneDrive、Teamsの技術理解と、行政書士としての文書整理力を活かし、外部共有を「使える状態」から「説明できる状態」へ整えます。

情シス担当者、法務担当者、経営層が同じ認識で外部共有を管理できるよう、ゲスト招待、外部共有、監査ログ、規程、委託先管理を一体で支援します。

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Entra ID ゲスト招待・外部共有統制を相談する

対応エリア

全国対応可能です。
静岡県内の企業様はもちろん、オンラインで全国の企業様に対応しています。

Microsoft Entra ID、Microsoft 365、SharePoint、OneDrive、Teams、Azure、委託先管理、取引先チェックシート、監査対応でお困りの場合は、お気軽にご相談ください。

注意事項

本サービスは、行政書士業務の範囲内で、契約関連資料、社内規程、説明資料、チェックシート回答案、監査対応資料、証跡整理表等の作成・整理を支援するものです。

個別の紛争、相手方との交渉代理、訴訟対応、法律上の最終判断が必要となる事項については、弁護士等の専門家と連携する形で対応します。

本サービスは、監査合格、認証取得、取引継続、基準適合、第三者保証を約束するものではありません。
実際の監査判断、認証判断、取引先判断は、監査人、審査機関、取引先、関係機関の判断によります。

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本ページにMicrosoft Azureロゴ、Microsoftロゴ、Microsoft公式キャラクターは使用していません。