内容証明は“証拠”ではなく“整理ツール”

（山崎行政書士事務所・生活法務サポート室／文書作成の現場から）

こんにちは。山崎行政書士事務所・生活法務サポート室です。今日は、内容証明にまつわる“勘違い界の重鎮”を正します。

「内容証明って“証拠”でしょ？」「これ送ったら勝ち確でしょ？」「相手、詰みますよね？」

……詰みません。内容証明は、相手を詰ませる“必殺技”ではなく、自分の主張を整理して形にするためのツールです。

※先に大事な注記です。当室（行政書士）は、事実関係の整理と、当事者が使用するための通知文・内容証明等の文書作成（文案作成）支援を行います。相手方との交渉の代理、紛争解決の代理、裁判手続の代理は行いません。必要に応じて弁護士等の専門家相談をご案内します。（この記事は一般的な情報です。個別事情で判断は変わります。）

「内容証明＝証拠」と思うと、だいたいコケます

まず、ここを分けます。

• 証拠：契約書、領収書、振込記録、納品書、やり取りの記録（保存されたもの）など

• 内容証明：“こういう内容の文書を、この時点で差し出した”という記録を残す仕組み

つまり内容証明は、証拠そのものというより、「こちらの意思表示や請求を、文書として整理して固定する」ための道具です。

イメージで言うとこうです。

• 証拠：冷蔵庫の中身（食材）

• 内容証明：冷蔵庫に貼る「在庫表」と「買い物メモ」

在庫表を貼っただけで、冷蔵庫に牛肉が湧いてくるわけではありません。でも、在庫表があると「何が足りないか」「何をいつまでに使うか」が明確になります。内容証明も同じです。

内容証明が得意なのは「整理」

内容証明を作ると、嫌でも次の4点を決めることになります。

1）事実を“時系列”で並べる

「いつ」「何が」「どうなった」を並べないと文章になりません。ここで、頭の中のモヤモヤが“箇条書きの現実”になります。

2）お願い（要求）を“動詞”で確定する

• 支払ってほしいのか

• 返してほしいのか

• 返金してほしいのか

• 回答してほしいのか

感情が強いと「ちゃんとして」「誠意を見せて」になりがちですが、文書は動詞が命です。動詞が決まると、一気に話が進みやすくなります。

3）期限を“日付”で置く

「早めに」では永遠に早くなりません。日付を入れた瞬間、相手にとってもこちらにとっても“やること”になります。

4）連絡ルートと方法を決める

• 振込先

• 返却先

• 返信方法（書面・メール等）

• 難しい場合の連絡（いつなら可能か）

これがあると、相手が“逃げる”というより“迷う”のを防げます。（意外と、揉めごとの半分は「どうしたらいいか分からない」で止まります）

「証拠として強い」より「文章として強い」を目指す

内容証明で起きがちな誤解がこれです。

「強い言葉ほど効く」「ガツンと書けば動く」

現場の体感では、逆です。強い言葉ほど相手の防御力が上がって、動かなくなることが多い。

内容証明は“怒りの輸送”ではなく、相手を刺激しない温度で、要点を逃げられない形にするほうが効きます。

たとえば同じ「未払い」でも、こう書き分けます。

• 刺す文章：「あなたは約束を破り続け、非常識にも程があります」

• 動かす文章：「当方ではお支払いの確認ができておりません。〇年〇月〇日までにお支払い（またはご回答）をお願いいたします」

後者は冷たいです。でも、内容証明に必要なのは“熱量”ではなく“精度”です。

内容証明が「整理ツール」だと分かる瞬間（生々しいあるある）

相談でよくあるのがこれ。

• LINEが止まる

• 既読がつかない

• 深夜2:13に長文を書きかける

• 句点が増える（。……。）

• 「常識で考えて」が出てくる

• 気づけば“本題”がどこかへ行く

この状態で内容証明を作り始めると、最初は「相手に言ってやる！」なんですが、途中でこうなります。

「あれ、私…何を、いつまでに、どうしてほしいんだっけ？」

そう。そこです。内容証明は、相手を殴る前に、自分の目的を殴って整列させるツールです。

内容証明が「証拠にならない」とは言ってない（ここ重要）

誤解されやすいので丁寧に言います。

内容証明は、“送ったこと・送った文面”が後から説明しやすい形で残るという意味では、役に立つ場面が多いです。ただしそれは、あくまで「こちらがその時点でそう主張した」という記録であって、出来事そのものの真偽を自動で証明してくれる魔法のカードではない、という話です。

だからこそ、内容証明を考えるときはセットで考えます。

• 証拠（契約書・振込・領収書・メッセージ保存など）は何があるか

• こちらの主張（請求や通知）をどう整理して伝えるか

内容証明は後者の担当。“整理担当大臣”です。

「整理ツール」としての正しい使い方

内容証明を送る・送らない以前に、まずこれをやると事故が減ります。

ステップ1：目的を1行にする

例：

• 「〇月〇日までに未払い代金〇円の支払いをお願いしたい」

• 「〇月〇日までに〇〇の返却をお願いしたい」

• 「事実関係について書面で回答がほしい」

目的が1行にならないと、文面はだいたい長くなり、だいたい燃えます。

ステップ2：事実は“短く・数字で・時系列”

• いつ

• 何

• いくら

• どうなっている（未確認／未返却など）

人格評価・推測は混ぜない。混ぜると争点が増えます。

ステップ3：「お願い＋期限＋方法」を固定する

• 何をしてほしい（動詞）

• いつまでに（日付）

• どうやって（振込先、返却先、返信方法）

ステップ4：文面の温度を下げる

強い言葉、断定ラベル、第三者を巻き込む表現は、“整理”ではなく“火種”になりがちです。

逆に、「整理ツール」にならず危険化するパターン

内容証明が“整理”ではなく“自爆装置”になる典型はこのへんです。

• 感情のまま書いた（勢いで投函）

• 事実が固まってないのに、日付・金額が雑

• 「詐欺」など断定のラベルを貼る

• 「晒す」「会社に言う」など圧の予告が混ざる

• 本題より“刺す文章”が主役になっている

これ、相手が動く前に、こちらの文章が別の論点を生むやつです。内容証明は“残る”ので、ここは本当に慎重に。

生活法務サポート室としてできること

（行政書士の範囲内）

当室では、交渉の代理ではなく、文書作成の支援として

• 事実関係の棚卸し（時系列・金額・資料の整理）

• 相手を刺激しにくい表現への調整

• 「要件／事実／お願い／期限／方法」に整える文案作成

• 内容証明としての体裁に整える支援

を通じて、内容証明を「証拠ごっこ」ではなく、整理ツールとして機能させるお手伝いができます。（状況により、弁護士相談が適切な場合はその旨をご案内します。）

まとめ：内容証明は“勝つ道具”ではなく、“整える道具”

内容証明は、送っただけで何かが確定する魔法ではありません。でも、だから価値がないわけでもありません。

内容証明の価値は、整理です。

• 何が起きたか（事実）

• 何をしてほしいか（お願い）

• いつまでに（期限）

• どうやって（方法）

これを整えるだけで、「感情の泥試合」から「用件の話」に戻ることがあります。

内容証明は、相手を殴る棒ではなく、散らかった机を片付ける“書類トレー”。まず整理して、必要なら送る。この順番が、いちばん安全で、いちばん強いです。