内容証明を送る“適切なタイミング”

山崎行政書士事務所
1月5日
読了時間: 6分

（山崎行政書士事務所生活法務サポート室／文書作成の現場から）

こんにちは。山崎行政書士事務所・生活法務サポート室です。今日は「内容証明、いつ送ればいいんですか？」問題。

これ、体感で言うと——早すぎる人は“重さ”で空気を凍らせ、遅すぎる人は“証拠と時間”が溶けて消えます。

そして最終的に、どちらもこう言います。

「もっと早く（or もっと冷静に）文書にしておけば…」

※最初に大事な注記です。当室（行政書士）は、事実の整理と、内容証明を含む通知文・合意書・契約書などの文書作成（文案作成）支援を行います。**相手方との交渉の代理、紛争の代理解決、裁判手続の代理等は行いません。**必要に応じて弁護士等の専門家相談をご案内します。

まず前提：内容証明は「怒りの配送」ではなく「記録の固定」

内容証明は、日本郵便が**「いつ、どんな内容の文書を、誰から誰に差し出したか」**を、差出人が作成した謄本で証明するサービスです。

そしてここ、超重要。

証明されるのは“その内容の文書を出した事実”であって、“書いてあることが真実かどうか”までは証明されません。

つまり内容証明は、相手をビビらせるための演出ではなく、**「言った言わない」を未来で開幕させないための“記録装置”**です。

「適切なタイミング」はこの3つの条件が揃った時

内容証明を送るべきタイミングは、だいたいこの3条件で決まります。

言った（やった）ことを“証拠として固定”したい
相手が動かない（連絡が止まる／話が進まない）
こちらが“次に進むための期限”を置きたい

この3つが揃ってきたら、内容証明の出番が近いです。

送るのが適切になりやすいタイミング 7選

現場で「ここで送ると文書が仕事しやすい」ポイントを、生々しくいきます。

1）LINE・口頭でやり取りが“止まった”とき

既読スルーが3日→5日→1週間
「今週中に返す」からの、今週が永遠に終わらない
電話に出ない、折り返しもない

この状態で、さらにLINEで追い打ちすると、だいたいこうなります。

あなた：長文（怒）相手：無言あなた：さらに長文（憤）相手：ブロック（完）

ここで内容証明の出番は、“連絡の通路”を文書で作り直すため。「要件」「事実」「期限」を整えて固定するタイミングです。

2）こちらのお願い（要求）が“具体化できた”とき

内容証明は、気合いよりも精度が命です。

何を（支払／返金／返却／回答）
いくら（または、どの品物）
いつまでに（期限）
どうしてほしい（方法）

これが固まったら、内容証明が働きやすい。逆に、ここが曖昧なままだと内容証明はただの「重い手紙」になりがちです。

3）“期限を切らないと進まない”と腹が決まったとき

内容証明は、相手を殴る手紙ではなく、相手に選択肢を提示する手紙です。

「〇月〇日までに支払い（返却／回答）をお願いします」
「難しい場合は、その日までに可能な日程をご連絡ください」

期限がない文書は、相手の中で「そのうち」フォルダに入って、二度と帰ってきません。期限が入ると、相手の中に「対応」フォルダができます。

4）“これ以上、口頭で揉めたくない”と感じたとき

口頭やLINEは、感情のアクセルが直結しがちです。

語尾が強くなる
句点が増える
「常識で考えて」が出てくる
最後は「もういい！」（よくない）

内容証明は、感情を落として、“事実と要望”だけの文章にするチャンスでもあります。「刺激しないけど、肝は外さない」文面に整えるタイミングです。

5）今後のやり取りを“書面ベース”に切り替えたいとき

揉め始めると、相手はこう言いがちです。

「そんな話、聞いてない」「言ったっけ？」「そんな意味だと思わなかった」

こうなる前に、こちらのスタンスとして**「今後は書面で確認します」**を打ち出したいときは、内容証明が向きます。

6）「送った事実」だけじゃなく「届いた事実」も押さえたいとき

内容証明は「内容を出した」証明が中心です一方で、配達証明を付けると「配達した事実」を証明するサービスになります。

ただし、配達証明は「実際の受取人が誰か」を証明するものではない点は要注意です。

実務では、内容証明を送るなら「書留＋配達証明」を一緒に検討する方が多いです。内容証明に配達証明を付けると、到着日が記載されたはがきが送付され、配達した事実の記録になります。

7）“時効”など時間の制約が気になり始めたとき（一般論）

ここは一般論としての話です。

民法には「催告（請求の意思表示）」があったとき、一定期間、時効の完成が猶予される旨の規定があります（催告による時効の完成猶予）。また、その猶予期間中に“再度”催告しても、同じ猶予の効力が重ねて発生しない旨も条文上明記されています。

なので、「時間がヤバいかも…」の局面で、請求の意思表示を“記録として残す”手段の一つとして内容証明が検討される、という場面はあります（ただし個別の事情で判断は変わります）。

※時効や法的効果の判断は個別性が高いので、少しでも不安がある場合は、早めに弁護士等へ相談するのが安全です（当室は交渉代理や法的判断の代理は行いません）。

逆に「そのタイミング、いったん待って！」になりやすい例

内容証明は“出したら戻らない”系のアイテムです（投げたブーメランは帰ってきますが、内容証明は帰ってきません）。次の状態だと、送ることで逆にこじれやすいです。

A）事実関係がまだグラグラ

金額・日時・約束の内容・当事者が整理できていないまま送ると、相手に「そこ違う」「勘違い」など反論の足場を与えがち。

内容証明は、勢いよりも「事実の整列」です。

B）感情が煮えたぎっている（今まさに）

「今すぐ送ってやる！！」は、だいたい事故ります。文面に余計な一言が混ざって、“用件”が“ケンカ”に変身します。

おすすめは、感情は下書きに全部吐いて、本文は別で作る方式。

C）目的が「勝ち誇ること」「怖がらせること」になっている

内容証明の目的は、相手を屈服させることではなく、対応を促し、記録を残し、次の判断材料を整えることです。

生活法務サポート室的：失敗しにくい“タイミングの作り方”

「いつ送るべきか」で迷う人は、だいたい“段階”が混ざっています。おすすめの流れ（文書化の段取り）はこんな感じです。

まず事実の整理（いつ・何が・いくら・証拠は何がある）
通常の連絡で確認（LINEやメールで“短く具体的に”）
書面で要点を送る（要件・事実・期限・方法）
それでも止まる／無視される／期限が必要→ 内容証明で「出した事実」を固定郵便局 | 日本郵便株式会社（必要に応じて配達証明も検討）

当室ができること（行政書士の範囲内）

当室では、交渉代理ではなく「文書作成」として、たとえば次の支援が可能です。

事実関係の整理（時系列、金額、表現の整理）
相手を刺激しにくい通知文・お願い文の文案作成
内容証明として成立する体裁への文書化（文案作成）
「内容は何を固定したいのか」を目的ベースで設計（記録の取り方の整理）

内容証明は、出すタイミングが半分、文面の設計が半分です。「早すぎて凍らせない」「遅すぎて溶かさない」ところに着地させます。

まとめ：適切なタイミングは“相手が動かない×こちらが期限を置きたい”が揃ったとき

内容証明を送るのに適切になりやすいのは、

連絡が止まった
事実と要望が整理できた
期限が必要
記録を固定したい
（必要なら）配達の記録も残したい

このあたりが重なったとき。

「今の状況だと、送るなら早い？遅い？」「LINEのやり取りを、刺激しない文面に落としたい」そんなときは、生活法務サポート室として“文書の設計”でお手伝いします。