取引先セキュリティチェック対応

ISMS未取得でも、説明できる管理台帳・規程・運用記録を整備します

取引先から、セキュリティチェックシートが届くことが増えています。

「ISMSは取得していますか」「情報セキュリティ基本方針はありますか」「アクセス権限の棚卸しはしていますか」「委託先管理をしていますか」「従業員教育の記録はありますか」「バックアップと復元手順はありますか」「インシデント対応フローはありますか」「クラウドサービスの利用状況を管理していますか」「個人情報や機密情報の持ち出しルールはありますか」

この質問に対して、現場ではよくこうなります。

やっていることはある。しかし、文書がない。記録がない。台帳がない。責任者が明確でない。回答の根拠を示せない。

山崎行政書士事務所では、行政書士としての文書作成・手続整理の範囲で、取引先セキュリティチェックに対応するための管理台帳・社内規程・確認記録の整備を支援します。

ポイントは、ISMSを取得しているように見せることではありません。

ISMS未取得なら、未取得と正直に答える。そのうえで、現在実施している管理策を説明する。未整備の項目は、改善予定として整理する。取引先に対して、無理な回答や誤認を招く回答をしない。社内で実際に運用できる規程と記録を作る。

これが、取引先セキュリティチェック対応の基本です。

現場SE目線で見ると、セキュリティチェックで本当に見られているのは、立派な言葉ではありません。

実際に管理しているか。記録が残っているか。事故時に動けるか。委託先やクラウドを把握しているか。権限とデータの所在を説明できるか。

ここです。

たとえば、バックアップについて聞かれた場合、「バックアップしています」だけでは弱いです。

バックアップ対象。保存先。保存頻度。世代管理。復元手順。復元テストの実施記録。責任者。ランサムウェア対策としての分離保管の有無。

こうした項目を整理しておくと、取引先に対して説明しやすくなります。

アクセス権限も同じです。

「必要な人だけがアクセスできます」と答えるだけでは、現場では足りません。

誰が管理者か。誰が閲覧できるか。誰が更新できるか。退職者アカウントはいつ停止するか。共有フォルダの権限をいつ確認するか。クラウドストレージの外部共有を誰が確認するか。棚卸し記録をどこに残すか。

ここまで決めて、初めて回答の根拠になります。

委託先管理も、取引先チェックでよく問われます。

外部の制作会社、保守会社、クラウドサービス、配送会社、給与計算、採用管理、問い合わせフォーム、データ保管サービス。

これらに情報を渡しているのに、委託先一覧や評価票がないと、説明が止まります。

必要なのは、現場に合わせた台帳です。

どの委託先に、何の業務を委託しているのか。どの情報を渡しているのか。契約書や秘密保持条項はあるのか。再委託の有無を確認しているのか。セキュリティ対策を確認しているのか。年1回など定期確認をしているのか。事故時の連絡先は把握しているのか。

これを文書化しておくことで、セキュリティチェックへの回答が「その場の記憶」ではなく「台帳に基づく説明」になります。

山崎行政書士事務所では、次のような成果物を整備します。

情報セキュリティ基本方針情報セキュリティ規程個人情報・機密情報管理台帳情報資産管理台帳クラウド・SaaS利用台帳アカウント管理台帳アクセス権限棚卸し表端末管理台帳ウイルス対策・EDR導入管理表バックアップ管理表復元テスト記録票委託先管理台帳委託先評価票秘密保持・委託先確認チェックリスト従業員教育記録入退社時チェックリストインシデント対応フロー取引先セキュリティチェック回答整理表未対応項目の改善計画書社内点検表

特に重要なのは、セキュリティチェック回答整理表です。

取引先の質問に対して、単に「はい」「いいえ」を付けるだけではありません。

質問項目。現在の回答。回答根拠となる規程・台帳・記録。現場責任者。未対応項目。改善予定日。取引先へ説明する補足文。技術担当・経営者・外部専門家への確認要否。

これを整理することで、回答内容が属人的になりません。

現場で怖いのは、営業担当が取引を止めたくないために、実態より良く見える回答をしてしまうことです。

「たぶん大丈夫です」「一応やっています」「前に誰かが確認したと思います」「チェックを入れないと契約が進まないので、はいにしておきます」

これは危険です。

取引先セキュリティチェックは、単なる事務作業ではありません。後日の事故対応、契約上の説明、委託先管理、個人情報管理、事業継続に関わる資料になります。

だからこそ、回答前に、文書と現場を合わせる必要があります。

山崎行政書士事務所の支援は、ISMS認証の取得保証ではありません。また、ISMS取得済み、ISO/IEC 27001準拠、第三者認証取得済みなどと誤認される表示は行いません。

支援するのは、ISMS未取得の中小企業が、取引先に対して現在の情報管理体制を説明できるようにするための、文書・台帳・記録様式の整備です。

技術的な脆弱性診断、ペネトレーションテスト、EDR運用、SOC監視、侵害調査、フォレンジック、復旧作業は、IT専門家・セキュリティベンダーの領域です。個別紛争の代理、損害賠償交渉、示談・和解交渉、訴訟対応は弁護士領域です。労務上の就業規則、懲戒、労災、安全配慮義務に関する深い判断は、社会保険労務士・弁護士と連携します。

当事務所が行うのは、行政書士としての文書作成・手続整理です。

取引先からセキュリティチェックが来たとき、慌てて回答するのではなく、平時から準備する。

情報はどこにあるか。誰が触れるか。どのクラウドを使っているか。委託先に何を渡しているか。事故時に誰が動くか。教育と点検の記録は残っているか。バックアップは復元できるか。

これを台帳・規程・記録で説明できる会社にする。

それが、ISMS未取得の中小企業に必要な、現実的なセキュリティチェック対応です。

山崎行政書士事務所は、行政書士として、そして現場SEの視点を持つ実務家として、取引先セキュリティチェック対応のための管理台帳・規程・運用記録の整備を支援します。

山崎行政書士事務所中小企業法務 × 情報セキュリティ文書整備 × 取引先チェック対応

※本記事は一般的な情報提供および行政書士業務の案内です。ISMS認証取得、技術的診断、個別紛争代理、損害賠償交渉、示談・和解交渉、訴訟対応を行うものではありません。必要に応じて、弁護士、社会保険労務士、IT専門家、セキュリティベンダー等と連携します。